İşletmenizde günde kaç doküman işlemden geçiyor? Çalışanlarınız toplantı, sunum, müşteri ziyareti gibi durumlarda ne kadar belge kullanıyor? Finans ve muhasebe departmanlarınız her ay kaç fatura, sözleşme, teklif dosyası hazırlayıp ilgili bölümlerle paylaşıyor? Dijitalleşme çağında özellikle yoğun doküman iş akışı trafiğine sahip işletmeler için çalışanların ortak dokümanları görüntülemelerini ve farklı lokasyonlarda bulunsalar dahi gerekli belgeler üzerinde değişiklik yapıp birbirleriyle paylaşabilmelerini olanaklı kılan gelişmiş doküman yönetimi sistemleri; verimliliği artırmanın, maliyetleri kontrol altında tutmanın ve dolayısıyla rekabetin gerisinde kalmamanın en önemli araçları olarak ön plana çıkıyorlar.
Peki, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun, doğru doküman yönetimi sistemini bulmak için atmanız gereken temel adımlar nelerdir?
Bir doküman yönetimi sisteminde karar kılmadan önce hedeflerinizi açıkça listeleyin. Yönetilen doküman hizmetleri genelde aşağıdaki amaçlara hizmet ederler:
- Dokümanların bulunmalarını ve paylaşılmalarını kolaylaştırarak verimliliği artırmak
- Dokümanların dijitalleştirilmesi ve doküman yönetimi araçlarının ofis yazıcıları ve MFP’lere entegre edilmesiyle kağıt kullanımının azaltılması
- Farklı bölümlerde veya lokasyonlarda bulunan çalışanların aynı dokümanlar üzerinde çalışmalarına olanak tanıyarak iş birliğini geliştirmek
- Kimlik tanımlama / kullanıcı yetkilendirme gibi işlevlerle doküman güvenliğini ve yerel, ulusal ve uluslararası güvenlik protokollerine uyumu kolaylaştırmak
Bu hedeflerden hangilerinin işletmeniz için geçerli olduğunu belirleyip geçerli hedeflerinizi öncelik sırasına koymak en iyi doküman iş akışı çözümünü bulmanın ilk ve en önemli adımıdır.
İşletmenizin hangi kritik iş süreçleri üzerine kurulu olduğunu ve bunların hangilerini iş akışı çözümleri ile optimize edileceğini belirlemek, ideal doküman yönetimi sistemini bulmanızı kolaylaştıracaktır. İyi bir doküman yönetimi sistemi;
- Dokümanların son hallerini almadan önce inceleme ve onay süreçlerinden geçmelerini sağlar
- Periyodik aralıklarla yenilenmesi gereken dokümanlar (ör. yıllık sözleşmeler, personel sağlık dosyaları) için hatırlatıcı işlevi görür
- Birden çok çalışanın gerekli dokümanlar üzerinde düzenleme yapmalarına izin vererek işletmelere üst düzey iş birliği olanakları sunar.
Doküman yönetimi sistemleri ortaya çıkışlarından bu yana pek çok değişiklik geçirdiler. Günümüz işletmeleri yalnızca şirket sınırları dahilinde bulunan donanım ürünlerine kurulan doküman yazılımları ile bulut gibi sistemler üzerinde çalışan ve mekana bağlı olmayan yazılımlar arasında seçim yapabiliyor, ya da bunların bir arada bulunduğu daha gelişmiş sistemleri tercih edebiliyorlar. Bu seçimin ne yönde olacağını ise işletmenin genel yapısı ve kurulacak teknolojiyi hangi amaçla kullanacağı belirliyor.
Farklı doküman yönetimi uygulamaları, farklı işletme ihtiyaçlarına hizmet eder. İşletmenizin öncelikli dokümantasyon ihtiyaçlarının neler olduğunu önceden belirlemek, doğru sistemi seçmenize yardımcı olacaktır.
- Eğer Microsoft Office programları ve benzeri uygulamalar ofisinizde sıklıkla kullanılıyorsa, seçeceğiniz doküman yönetimi sisteminin bu uygulamalara uyumlu olması gerekir. Bu şekilde ileri vadede sıklıkla kullanılan dokümanların en güncel hallerine ek bir kurulum gerekmeksizin ulaşılabilir, dokümanlar sürüm problemlerine takılmaksızın indirilebilir ve düzenlenebilir.
- Kimi doküman yönetimi çözümleri düzenli olarak güncellenmesi / kontrol edilmesi gereken dokümanlar için hatırlatıcılar kurulmasına olanak tanır. Yoğun çalışan hukuk, muhasebe, finans gibi departmanlar için bu tarz hatırlatıcılar hayat kurtarıcı olabilir.
- Pek çok işletme için çeşitli dokümanların tüm yaşam döngülerinin yönetilebilir olması ve böylece onları kimlerin inceleyebileceğinin ve değiştirebileceğinin kontrol altında tutulması hem doküman güvenliği, hem de iş akışı yönetimi açısından önemli bir ihtiyaçtır. Böyle bir ihtiyacınız varsa ayrıntılı izleme ve yönetim işlevlerine sahip iş akışı çözümlerine yönelmeniz yerinde olacaktır.
- Özellikle büyük ölçekli ve uluslararası şirketlerde binlerce doküman arasından o an ihtiyaçları olan veriyi bulmak çalışanların büyük ölçüde zaman kaybı yaşamalarına neden olabilir. Kullanıcılara detaylı arama opsiyonları sunan doküman çözümleri zaman kayıplarının önüne geçerek verimliliği artırır.
İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra bunları karşılayacağını düşündüğünüz seçenekler arasından eleme yapmaya başlayabilirsiniz. Seçenekleri kağıt üzerinde inceleyip sayılarını azalttıktan sonra hizmet sağlayıcılarla görüşüp listenizdeki çözümlerin tanıtım (demo) versiyonlarını belli bir süre kullanmayı talep etmek doğru doküman yönetimi sistemini bulmanıza büyük ölçüde yardımcı olacaktır. Mümkün olan tüm sistemleri deneyimledikten sonra şirketinizdeki ilgili departmanlarla (sistemi en yoğun kullanacak birimler, BT departmanı vb.) görüşüp nihai kararınızı verebilirsiniz.